Hinweisgebersystem für Ihr Unternehmen

Mitte 2023 wurde im Bundestag das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verabschiedet. Dieses sieht vor, dass Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden eine interne Meldestelle für diese einrichten und betreiben sollen. Diese interne Meldestelle kann auch über einen externen Dienstleister wie ihr-hinweis.de eingerichtet werden. Dies soll dem Schutz der Hinweisgebenden vor Sanktionen dienen.

Das Gesetz regelt genau, wie mit eingegangenen Meldungen umgegangen werden soll, welche Fristen eingehalten werden müssen und welche Personen sich damit beschäftigen dürfen.

Sie als Unternehmer:in können mit uns als ausgelagerte interne Meldestelle alle Anforderungen des Gesetzes erfüllen und geben zudem das Betreiben der Meldestelle an uns ab. Wir kümmern uns dann um den Rest.

Wenn Mitarbeitende keine geeignete Möglichkeit haben, Verstöße intern an eine Meldestelle zu geben, werden Meldungen womöglich direkt an zuständige Behörden oder sogar die Öffentlichkeit getragen. So hat ihr Unternehmen keine angemessene Chance, zu reagieren. Das Schaffen einer geregelten Infrastruktur mit einem Hinweisgebersystem bildet eine fundierte Grundlage, um Verstöße frühzeitig zu erkennen und eigenständig aufzuklären und auch präventiv zu handeln. Professionell betrieben, stärkt es damit das Vertrauen der Mitarbeiter:innen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen in die Integrität und Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Ein Hinweisgebersystem ist nicht nur für die Aufdeckung von Verstößen hilfreich, es kann auch Ausdruck guter Unternehmensführung und fördert damit eine offene Unternehmenskultur. Beschäftigte können aktiv dazu beitragen, die Compliance-Kultur positiv zu beeinflussen, Transparenz zu schaffen und Fehlverhalten bzw. Missstände zu melden, ohne Sorge um den Arbeitsplatz haben zu müssen.

Die Vorteile eines funktionierenden Meldestellensystems:

• Reaktionsfähigkeit: Ihr Unternehmen kann selbst auf Missstände reagieren und angemessen damit umgehen.
• Schutz: Sie schützen Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen vor Strafen, Sanktionen und Imageschäden sowie finanziellen Einbußen.
• Blinde Flecken erkennen: Mit einem Hinweisgebersystem lassen sich Missstände aufdecken, die ansonsten möglicherweise unentdeckt geblieben wären. Ihr Unternehmen erhält automatisch ein Frühwarnsystem, mit dem Sie Missständen vorbeugen und Prozesse optimieren können.
• Image: Sie fördern die Werte Integrität und Transparenz intern und stärken damit Ihr Image gegenüber Geschäftskund:innen, Partner:innen, Banken und Investor:innen.
• Unternehmenskultur: Ihr Unternehmen handelt proaktiv, um eine offene Unternehmenskultur zu leben; Sie schaffen Vertrauen und Transparenz und machen dies zum Teil einer ethischen Unternehmensführung.

• Jederzeit ist direkter Kontakt und persönliche Beratung möglich; Sie können uns direkt ansprechen – automatisierte Internetanbieter nicht.
• Wir verfügen über viel Erfahrung mit Meldungen und deren Umgang in Unternehmen, auch schon vor der Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes im Jahr 2023.
• Es existiert breites juristisches Fachwissen und berufliche Erfahrung. Wir können die Relevanz der gemeldeten Fälle für Ihr Unternehmen einschätzen, bewerten und mit Ihnen darüber persönlich sprechen – automatisierte Internetanbieter nicht.
• Wir bieten Hilfe bei der Implementierung der Meldestelle – Information Betriebs- oder Personal, Information der Mitarbeitenden.
• Wir bieten Webinare zu diesem Thema für Ihre betrauten Personen oder den Betriebsrat an.
• Neben den klassischen Kontaktaufnahmen wie Telefon oder E-Mail steht Ihren Mitarbeitenden ein leicht verständliches und zugängliches Online-Formular zur Verfügung. Dieses kann auch anonym ausgefüllt werden. Die Hemmschwelle für Meldende soll damit sinken. Für Sie ist jeder Hinweis wichtig.
• Vernetzung und Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen sind mit uns möglich. Wir sehen ein großes Interesse daran, von anderen zu lernen.

Mit einem gesetzeskonformen Hinweisgebersystem wie ihr-hinweis.de erfüllen Sie alle rechtlichen Vorgaben.

Nach der Meldung passiert für den hinweisgebenden Mitarbeitenden Folgendes:

• Jeder Hinweis wird persönlich entgegengenommen und normalerweise am selben Tag, jedoch nie später als innerhalb der nächsten 24 Stunden bestätigt.
• Wenn nötig, nehmen wir Kontakt zur hinweisgebenden Person zum weiteren Informationsaustausch und zur Aufklärung des Hinweises auf (falls nicht anonym gemeldet wurde).
• Wir halten Kontakt während des Prozesses der Aufklärung, spätestens jedoch nach drei Monaten erhält die meldende Person eine Rückmeldung zu den geplanten oder ergriffenen Maßnahmen sowie die Gründe für diese (falls nicht anonym gemeldet wurde!).
• Die Korrespondenz mit der meldenden Person erfolgt ausschließlich vertraulich über die für sie/ihn zuständige Ombudsperson – von der Bestätigung des Hinweises bis zur Mitteilung über den Fortgang oder Abschluss des Verfahrens.

Nach der Meldung passiert für das Unternehmen bzw. mit den damit Beauftragten Folgendes:

• Wir prüfen den Hinweis und stellen fest, ob er stichhaltig ist; sodann prüfen wir zum einen, ob er in den Zuständigkeitsbereich der Meldestelle fällt, aber vor allem, ob der Hinweis für das Unternehmen (das wir im Regelfall gut kennen) wichtig ist.
• Falls die Hinweise über eine eingegangene Meldung stichhaltig und relevant sind, werden die verantwortlichen Ansprechpartner:innen Ihres Unternehmens miteingebunden, soweit diese nicht selbst Teil des Hinweises sind.
• Wir erstellen Handlungsempfehlungen und erörtern weitere Maßnahmen, wie Ihr Unternehmen mit dem Hinweis umgehen kann. Diese könnten z.B. interne Ermittlungen, weiterführende rechtliche Beratung, Erstellung von Betriebserklärungen u.v.m. sein.

Klarer monatlicher Preis, keine zusätzlichen Fallpauschalen; der Vertrag ist jährlich kündbar und verlängert sich sonst automatisch jeweils um ein Jahr.

Wenn Sie sich für unsere Meldestelle entschieden und wir alle vertraglichen Angelegenheiten geregelt haben, geht alles ziemlich schnell und einfach:

• Sie nennen uns die Person/Personen, die in Ihrem Unternehmen als zuständige Ansprechpartner:innen für die Meldungen verantwortlich sein werden.
  Üblicherweise sind dies Angehörige der Geschäftsführung, des Qualitätsmanagements, der Personalabteilung oder die Compliance- oder internen Datenschutzbeauftragten. Für uns als Ombudspersonen ist die Erfüllung unserer Aufgaben nur in enger Kooperation mit den dafür verantwortlichen Ansprechpartner:innen möglich. Diese kennen die Umstände, die Organisation, die Besonderheiten bei sich und können uns Informationen geben sowie die notwendigen Zugänge etc. ermöglichen. Die Bewertung des Sachverhalts, die Ausrichtung und Feststellung der notwendigen Folgemaßnahmen erfolgt jedoch durch die Ombudsperson.
• Sie entscheiden, welche einzelnen Schritte des Einführungsprozesses in Ihrem Unternehmen nötig sind. Immer wiederkehrende Fragen dazu sind:
• Wie wollen/müssen Sie den Informationsfluss zu den Mitarbeitenden gestalten? Je prominenter Sie die Meldestelle platzieren, umso mehr Reichweite hat sie.
• Welche internen Kommunikationsmittel stehen zur Verfügung? Wie erfahren Ihre Mitarbeitenden über die neue Meldestelle mit ihr-hinweis.de?
• Wie wollen/müssen Sie den Informationsfluss zum Betriebs- bzw. Personalrat gestalten?

Wir bieten hier diverse Unterstützungsmöglichkeiten für alle Ihre Fragen zur Implementierung an; auch stehen Ihnen Webinare und Erfahrungsaustausch mit anderen Meldestellenbeauftragten zur Verfügung.

Siehe: Sie wollen eine Meldung abgeben